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Word per Mac 2004 - Guida all'uso

6 - I modelli


Molto spesso, si ripetono in maniera meccanica alcune abitudini, senza rendersi conto che non sono affatto utili, anzi, spesso rappresentano una perdita di tempo. Sì, anche nella scrittura si finisce con usare ad esempio Word senza riflettere che può aiutarci a lavorare meglio. Scrivere un articolo, o una lettera è spesso ripetitivo; e creare un documento che ci faccia da modello spesso non viene preso nella dovuta considerazione. Cioé: si crea un modello, che viene salvato, e la volta successiva non si farà altro che riaprirlo e utilizzarlo ancora e ancora, semplicemente rinominandolo di volta in volta in modo differente. Ma un modello di documento è un'altra cosa.

.dot, non .doc

Un modello di documento ce lo fornisce lo stesso Word ogni volta che lo lanciamo: il documento vuoto con cui ci accoglie, e lo stile impostato, nonché la grandezza del font con cui iniziamo a digitare, sono appunto un modello di documento. Noi, creeremo un modello di documento ex novo, che poi potremo usare in seguito per le nostre necessità. Rimarcando un aspetto: un modello di documento viene sempre salvato da Word con l'estensione .dot, non .doc. Non solo: viene anche piazzato in una cartella a parte chiamata "Modelli personali". Questo avviene anche per ragioni di sicurezza: lì dove viene sistemato dovrebbe essere al riparo da macro virus. Inoltre, una volta creato un modello di documento, sappiate che non lo aprirete mai. Piuttosto, voi creerete un documento basato sul modello di documento, ma il modello di documento vero e proprio, quello non lo userete.

All'opera

Occorre dire che Word mette a disposizione dei modelli di documento di varie tipo, che l'utente può utilizzare per i propri scopi. Quindi, non ci sarebbe alcuna necessità di perdere tempo a inventarsi un altro modello di documento. Sul sito Microsoft inoltre, sono disponibili al download gratuito ulteriori modelli di documenti. Ma, si sa, le esigenze di ciascuno sono tante, le più diverse. Inoltre, questo ci sembra un mezzo per conoscere più da vicino le caratteristiche del programma (che sono davvero tante). Con un avvertimento: non esiste un solo modo per ottenere il risultato che ci prefiggiamo.
Ma passiamo all'azione. Ci occuperemo di creare un modello di documento dedicato alla recensione di libri. Lanciato il programma ci viene proposta una finestra vuota denominata "Documento 1"; si può già salvare (File > Salva con nome > formato > modello di documento), scegliendo un nome significativo da dare al nostro modello. Che come già detto, verrà salvato nella cartella "Modelli personali". Dando un'occhiata al file del modello, noteremo che è diverso da un normale file salvato di Word.


Ora, dobbiamo decidere quali font usare per il titolo, il sottotitolo e il corpo del testo. A pié di pagina inseriremo anche una stringa di testo "Data di pubblicazione", e il nome dell'autore, cliccabile, in modo che si possa lanciare il programma di posta elettronica. Per inserire Titolo e sottotitolo, nonché il pié di pagina ci rivolgiamo a Visualizza > Intestazione e Pié di pagina . Questa funzione viene soprattutto utilizzata per redigere modelli di lettere, o soprattutto tesi, ma anche lavori più complessi come libri. E' infatti con essa che si inserisce nel proprio documento di lavoro quegli elementi 'fissi', che non si modificano. E' qui che ad esempio si può inserire il logo della propria azienda, la sua ragione sociale, eccetera. Ma concentriamoci su questo elemento che ci farà apparire una barra con alcuni strumenti. La barra ospita tra l'altro anche un pulsante Diversi per la prima pagina. In questo modo se il documento ha più di una pagina, l'intestazione che andremo a creare apparirà solo sulla prima. Per aggiungere il testo, bisogna cliccare su Vai > intestazione, quindi digitare e in seguito formattare il testo come meglio si desidera.


Per il pié di pagina premere Alterna intestazione/pié di pagina, digitare ciò che desidera e formattare come si vuole. Qui, si può ad esempio inserire una breve cronistoria dell'azienda. L'inserimento della data (ed eventualmente dell'ora), è altrettanto semplice; spuntando l'opzione 'aggiorna automaticamente', ogni volta che apriremo il documento non avremo la necessità di aggiornare la data. Da segnalare un paio di cose: in modalità Layout di pagina sia l'intestazione che il pié di pagina saranno grigi, mentre in modalità Visualizzazione normale saranno entrambi invisibili. Appariranno invece in tutto il loro splendore quando ad esempio, stamperete la lettera. Rammentiamo solo, prima di procedere, che ovviamente è possibile personalizzare il margine sia dell'intestazione che del pié di pagina: come? Basta andare su Riquadro formattazione > documento > margini .


Quali font?

La domanda è meno bizzarra di quel che si crede. Occorre infatti prestare attenzione sia alla leggibilità, che alla compatibilità con la piattaforma Windows. Qui ho scelto Arial per il titolo. Word offre per il titolo nove stili già predefiniti (ma ovviamente è possibile sia modificare quelli già presenti, che crearne di nuovi). Nel nostro esempio, ho applicato lo stile di titolo 1 (il tutto è contenuto nel Riquadro formattazione).
Anche per il corpo del documento non c'è nulla di meglio (almeno secondo me), di Arial. Dato che il modello di documento potrà essere utilizzato da altri, oltre che dall'autore, si è provveduto a digitare qualche indicazione per i collaboratori, in modo che sappiano come agire. Abbiamo anche piazzato un'immagine per indicare dove va sistemata quella che riguarderà il prodotto da recensire. Per essere sicuri che i nostri collaboratori non vengano attanagliati da dubbi atroci, abbiamo inserito tramite la casella di testo (Inserisci > casella di testo), un breve testo esplicativo.

Ordine, ordine, ordine!

Un testo, è bene che sia ordinato, che dia un'impressione di efficacia e permetta così a chi legge una buona esperienza di lettura. Spiegheremo brevemente la funzione dei rientri e della tabulazione.
I rientri permettono di spostare sia frasi che semplici parole dove meglio si desideri (dopo aver selezionato la frase o la parola da spostare). Word ne offre 3: rientro di prima riga,


rientro sporgente,


rientro sinistro.


Per capirci: il rientro sporgente è un tipo di formattazione in cui la seconda e anche quelle successive di un paragrafo sono spostate a destra rispetto alla prima riga. E' l'ideale qualora il nostro documento debba accogliere ad esempio degli elenchi numerati o puntati. Qua sotto l'effetto su un testo di questo tipo di rientro.


Il rientro chiamato sinistro permette di spostare l'intero corpo di un medesimo testo. Qui sotto un esempio pratico:


Infine il rientro di prima riga permette di spostare in un testo composto da due o più righe solo la prima riga. Come in questo caso:


La tabulazione permette di allineare e posizionare il testo sulla pagina. Vi sono 5 tipi di tabulazioni in Word: sinistra, destra, centrata, decimale e barra.


La tabulazione sinistra piazza il testo (ma anche una parola), a sinistra rispetto al punto di tabulazione.


Quella destra dispone il testo (oppure una parola), a destra rispetto al punto di tabulazione.


La tabulazione centrale sistema il testo al centro.


Quella decimale posiziona una cifra secondo la regola dell'incolonnamento decimale.


La tabulazione barra infine (che a differenza di quelle precedenti non richiede l'uso del tasto Tab), si limita a posizionare una riga verticale nella posizione prescelta.


La conclusione (che non c'è)

Già; perché Word permette molto altro ancora. Noi in questo caso dobbiamo limitare l'esempio ad un semplice immaginario modello che permetta la stesura di recensioni. In verità quanto qui descritto non è adatto quando ciò che si vuole realizzare è una tesi di laurea, o un opuscolo. In questi casi occorrerà tenere presente altri fattori (l'inserimento di un indice, di un sommario, i riferimenti incrociati, i numeri di pagina, ecc). Il programma principe di Office 2004 ha un tale numero di funzioni, che non è possibile riassumerle o indicarle tutte. Se per esempio c'è bisogno di scrivere un libro, sono molti altri gli aspetti da affrontare. Per esempio: la spaziatura dei paragrafi. Oppure gli elenchi puntati e numerati. L'unico modo di conoscere davvero una simile applicazione è provare e riprovare. Alla fine, la soddisfazione nel padroneggiarla completamente ripagherà della fatica. Noi, abbiamo solo desiderato indicare i primi, piccoli passi per indurre l'utente a provare ad andare un poco oltre nell'esplorazione di Word, respingendo la tentazione di seguire certe vecchie abitudini di lavoro che spesso, sono solo frutto di pigrizia. E non del buon uso del programma.

Lezione successiva: Trucchi e scorciatoie,

Data di pubblicazione: 23-03-2005

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