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Word per Mac 2004 - Guida all'uso

4- Proteggere i documenti


La scorsa volta abbiamo immaginato una situazione abbastanza comune: cioé un documento di Word che viene poi inviato a vari collaboratori. Ciascuno di loro apporterà al testo quelle modifiche che riterrà più opportune. Una volta espletati questi compiti, il documento tornerà al suo creatore. Tuttavia, esistono ancora delle circostanze che è bene tenere in mente, e illustrare come il programma di videoscrittura di Microsoft le affronta (e quali soluzioni propone).

Lontano da occhi indiscreti

Può essere necessario dover proteggere il proprio lavoro da occhi indiscreti. Ma non solo per una questione di riservatezza. E' bene essere certi, (in determinati ambienti), che il documento cui si sta lavorando non venga modificato per sbaglio. Word offre la possibilità di proteggere con una password il lavoro che si sta portando avanti.
Dalla barra del menu basta cliccare su File > Salva con nome; quindi, premere il pulsante Opzioni e andare su Protezione.


Qui, basta digitare la password (che almeno sia lunga, originale, contenente numeri, maiuscole e minuscole e soprattutto, evitate di scriverla su bigliettini che o perdereste, o finirebbere in giro chissà dove!). Attenzione: Word prevede 2 password: una per l'apertura, e l'altra per la modifica. Compariranno perciò 2 finestre in cui si dovrà digitare di nuovo le password;


premere OK, e salvare il tutto. Accanto, da segnalare un altro pulsante che offre la possibilità di non applicare la protezione a certi aspetti del documento, come i commenti, i moduli o le revisioni.


Una domanda si impone. Quanto è affidabile? Microsoft applica ad Office un sistema di criptazione a 128-bit; quindi, sicuro per gli usi cui è destinato. Se a ciò aggiungiamo una buona password, e (se siamo proprio dei paranoici), magari usiamo anche qualche applicazione shareware di terze parti, il nostro lavoro sarà assolutamente blindato. Tuttavia, occorre avvertire che vi è una incongruenza. Se offriamo l'opportunità di aprire il file protetto in modalità "sola lettura", sarà comunque possibile modificarlo, salvarlo, e magari sostituirlo a quello originale. A questo punto è consigliabile non applicare mai la modalità "solo lettura".


Confronti (quasi) all'americana

Un altro esempio. Avete inviato ad un collaboratore il vostro lavoro (di cui ovviamente avete provveduto a fare una copia: non si sa mai). Questi ve lo rinvia dopo qualche giorno, ma disgraziatamente (e per voi, e per lui), non ha usato né l'opzione commenti, né quella revisioni. Il documento in questione è esteso (diciamo 30 pagine). Che fare per distinguere le parti originali da quelle modificate?
Aprite il documento modificato. Ora, occorre andare alla barra dei menu dell'applicazione e scegliere Strumenti > Revisioni > Confronta revisioni. A questo punto Word vi chiederà di indicargli il documento da confrontare. Se rispetto all'originale vi sono delle modifiche, Word aprirà un nuovo documento in cui saranno evidenziate le parti inedite. Non ci sono modifiche? In questo caso apparirà una finestra che informa dell'uguaglianza tra i due documenti.


Se viceversa entrambi i lavoro hanno subito modifiche, Word apre un nuovo documento dove appaiono le parti inedite, offrendo quindi la possibilità di confronto e scelta. Ma ora immaginiamo un'altra situazione ancora.

Uniti è meglio

E se i collaboratori sono tanti? Se (come è naturale), ciascuno di essi invia il documento con le sue belle (e molte), revisioni, come agire per non diventare matti? In una condizione del genere ci vuole qualcosa di un po' più pratico (e veloce), del solito "copia&incolla".
Word presenta la funzione Unisci revisioni (dalla barra del menu Strumenti > Unisci revisioni). Per usufruirne occorre aprire la copia del documento che contiene le revisioni. Quindi andare su Strumenti >Unisci revisioni e indicare all'applicazione l'originale. Su questo, appariranno le revisioni dei vari revisori, e basterà scegliere se accettare o respingere le parti cambiate. C'è un ma che deve essere svelato. Infatti se consultate l'Aiuto compreso nel programma la procedura consigliata sarà differente. L'abbiamo seguita alla lettera, ma il risultato è stato deludente. Una volta accettata la modifica, il documento manteneva sia il termine originale, che quello proposto. Perché?


Agendo come indicato da noi, si otteneva questo risultato; più rispondente al nostro desiderio.


Tuttavia, restava la formattazione rossa, e per eliminarla occorre procedere a mano. L'impressione quindi è che questa funzione sia ancora lontana dall'essere perfetta.

Lezione successiva: Il raccoglitore.

Data di pubblicazione: 13-02-2005

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