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Word per Mac 2004 - Guida all'uso

3 - Le revisioni


Uno degli aspetti più interessanti di Internet, è che semplifica, e di molto, il lavoro di gruppi di persone sparsi magari in varie parti del Paese (se non addirittura del mondo!). Sono non poche le realtà che hanno collaboratori un po' ovunque, e la necessità di scambiarsi opinioni, files, nonché documenti è stata notevolmente semplificata proprio con l'arrivo del Web. Quindi, anche un programma di videoscrittura deve contenere in sé quelle caratteristiche che ne rendano l'uso semplice e flessibile.

Se per esempio un nostro documento di testo deve essere sottoposto all'esame dei nostri superiori, o colleghi, occorre per prima cosa un mezzo per poter annotare le eventuali modifiche, o suggerimenti, oltre che a indicare chi le propone. Magari, per comunicazioni urgenti avere la possibilità di inviare un'email direttamente dall'applicazione (senza quindi doverla lasciare). O, cosa ancora migliore, poter aprire una sessione di chat per discutere in tempo reale di quelle parti da aggiungere o eliminare. Vediamo allora come Word risponde in pratica a queste esigenze. E come lo fa.

Ghe pensi mi!

In fondo, un documento di Word (soprattutto se di una certa mole), subisce nel tempo correzioni, modifiche, ripensamenti e spesso questi non sono eseguite solo dall'autore, ma anche da diversi collaboratori. Word è in grado di tener traccia di ogni modifica effettuata sul documento. Sia che si tratti una parola inserita oppure eliminata, sia che si cambi il font, la sua dimensione, la formattazione del testo oppure il rientro, l'applicazione, in modo servizievole, segnala tutto quello che capita alla nostra pagina. Ma prima di mostrare come lavora, è bene fare un salto nelle Preferenze e cliccare su Revisioni.


Questo pannello (che in verità non ha bisogno di molte spiegazioni), permette all'utente di personalizzare ogni aspetto delle revisioni. Si può scegliere che genere di colore abbinare al testo aggiunto, a quello eliminato, alle righe e ai commenti. Non solo: anche il testo può essere personalizzato. In questo modo, un'occhiata permette di distinguere subito le parti 'originali' da quelle aggiunte (o eliminate) in seguito. Ora, perché tutto funzioni, è necessario attivare la barra degli strumenti Reviewing (dalla barra del menu scegliere Visualizza > Barre degli strumenti > Reviewing).


Premendo il pulsante Revisioni attiveremo questa opzione. Il suo funzionamento è semplice.
Sulla destra del nostro documento Word piazzerà le varie aree contenenti le revisioni che andremo a fare. Ogni area può contenere il nome del revisore, la data in cui il documento è stato modificato e, a destra, due pulsanti. Servono ad accettare o rifiutare le varie revisioni.


Word propone anche un altro sistema per gestire le revisioni. La barra Reviewing contiene infatti due tipi di pulsanti. Premendo Successivo si passerà in rassegna tutte le revisioni, una per una, partendo dalla prima, ovviamente! Ciascuna di esse sarà evidenziata di volta in volta, per essere individuata più facilmente. Accanto a questo pulsante ve ne sono altri due : Accetta e Rifiuta Revisione. Ma non è tutto.

Il troppo? E' troppo!

Vero. Un breve documento può mostrare qualche revisione. Ma se il testo in questione viene esaminato da varie persone, e magari ciascuna di esse aggiunge, elimina o modifica qualcosa, il rischio alla fine è di trovarsi pagine e pagine zeppe di aree colorate a destra, e decine di parole del testo evidenziate. Per evitare di confondersi (e di farsi venire pure l'emicrania, magari), è possibile nascondere le modifiche della formattazione (e concentrarsi così solo sulle parti aggiunte o eliminate). Non solo: è anche possibile mostrare o nascondere i cambiamenti effettuati solo da uno specifico revisore.


E' meglio commentare

Nella stesura di un documento, può in effetti capitare di avere a che fare con dubbi di varie genere: su date, episodi particolari (qualora si stia redigendo una tesi di laurea). Oppure, sorgono vari dubbi su un certo tipo di espressioni. La risposta di Word a questo genere di eventualità sono i Commenti. Si punta il cursore sulla parola da commentare, quindi basta premere il pulsante sulla barra Reviewing chiamato Nuovo commento. Apparirà un'area a destra del documento, al cui interno è possibile digitare un commento (o promemoria che dir si voglia). Anche qui abbiamo un pulsante a destra dell'area da cliccare per eliminare il commento.


Ricordate che però non è possibile inserire commenti nel pié di pagina; Word non prevede una simile funzione. Se la ritenete opportuna, scrivetelo a Microsoft.

Chat per lavoro

Eh già, per coloro che considerano il Web qualcosa di appena diverso dalla televisione, faranno probabilmente fatica a crederlo. Ma la chat può essere un utile alleato anche per il lavoro di squadra. Word, essendo creatura di Redmond ha come applicazione per la chat MSN Messenger per Mac. Ovviamente è impossibile modificare questa impostazione e scegliere iChat di Apple.


Dalla finestra principale di Word, si clicca sull'icona di MSN Messenger e avremo due opzioni. O "inviare un messaggio immediato", oppure "inviare per una revisione". Si possono anche allegare file, lanciare Entourage e controllare le proprie caselle di posta. All'interno di Word è presente un pulsante nella barra del menu, che consente di inviare immediatamente come allegato il documento cui si lavora. Ancora una cosa prima di concludere.
Sarebbe interessante la funzione SMS integrata in Messenger; vale a dire ricevere (oppure inviare dal proprio portatile) degli SMS al cellulare per avvisare di qualche contrattempo. Ma il condizionale è d'obbligo. Al momento attuale infatti, non esistono in Italia gestori di telefonia in grado di supportare il servizio. Peccato.

Lezione successiva: La protezione dei documenti.

Data di pubblicazione: 04-02-2005

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