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Creare presentazioni con PowerPoint

Le regole basi - I Parte


Creare presentazioni con PowerPoint non è molto difficile; soprattutto quando si hanno le idee molto chiare. Dando per scontato questo, l'uso dell'applicazione di Microsoft può disorientare. Se sei in questa condizione, continua a leggere: ti aiuterò a districarti nelle tante opzioni di questa potente applicazione.
Intanto, un segreto: esiste solo un modo per imparare a padroneggiare questo, o qualunque altro programma: la pratica.


Come creare una semplice presentazione con PowerPoint


Creare una semplice presentazione con PowerPoint non è particolarmente complesso, anzi è di una banalità sconcertante.
Al lancio l'applicazione si presenterà con una finestra chiamata "Raccolta Progetti". A sinistra varie voci che riguardano anche gli altri componenti della suite burocratica di Microsoft. Ma cliccando la voce presente nella colonna di sinistra "Presentazioni", saranno presentati alcuni esempi di modelli da utilizzare.


finestraraccoltaprogetti


Basta evidenziarne uno e premere il pulsante "Apri". Premendo "Apri altro..." si sceglie di aprire una presentazione già salvata in precedenza. Cliccando "Annulla" dimostreremo che siamo delle persone fiere, e desideriamo creare ex-novo la nostra presentazione, senza l'aiuto di nessuno.
Se poi la comparsa della finestra "Raccolta Progetti" annoia, basta aprire le Preferenze di PowerPoint, quindi "Generale", e togliere il segno di spunta dalla voce: "Mostra Raccolta progetti all'avvio". Non la vedremo mai più.


finestrapreferenzepowerpoint

Togliendo il segno di spunta, all'avvio di PowerPoint non vedremo più la finestra Raccolta progetti


Meglio ricordare che la barra dei menu dell'applicazione permette sempre di aprire la finestra "Raccolta progetti", o di creare una nuova presentazione nuova. Basta cliccare la voce "File" e scegliere le voci che ci servono.


Il "ponte di comando" da cui inizieremo a creare la nostra banale presentazione, è composto grosso modo dalla finestra principale, ed eventualmente dalla casella degli strumenti.


finestrapowerpoint

La finestra di PowerPoint, e a destra la Casella degli Srumenti (nel caso in esame si chiama "Riquadro formattazione"


A sinistra di chi guarda, ecco una colonna che raggrupperà le varie diapositive: l'applicazione ne presenta ovviamente una sola, tocca all'utente aggiungerne altre. La "x" permette di eliminare la colonna e guadagnare spazio, ma la sua larghezza può essere regolata tramite trascinamento.
La barra degli strumenti può essere essere nascosta cliccando il pulsante ovale a destra (di chi guarda).


Una delle novità di PowerPoint è rappresentata dalla barra Multifunzione. L'idea è di fornire all'utente quello che gli serve senza dover andare a zonzo per pulsanti, menu e voci.


barramultifunzione


A proposito di voci: qui ne scorgiamo due che tra le altre forse meritano due parole in più. Mi riferisco a "Temi diapositiva" e "Layout diapositiva".


temidiapositive

Ecco i Temi diapositive...


Prima di spiegare in poche parole di cosa si tratta, è bene ricordare una regola ferrea delle presentazioni, che infatti viene sistematicamente disattesa.


layoutdiapositive

Ed ecco i Layout diapositive...


Le diapositive di una presentazione devono essere il più possibile identiche le une alle altre. E' un errore madornale applicare font diversi per ogni diapositiva, modificare lo sfondo, e così via. La maggior parte delle persone agisce così perché è sicura di vivacizzare la presentazione, di tenere alta l'attenzione del pubblico. La verità è che una simile condotta non fa altro che irritare, infastidire, confondere chi assiste. Ecco la ragione per cui prima di iniziare a lavorare con PowerPoint è indispensabile avere le idee molto chiare su cosa si dirà, e su come sarà presentato. Non è lo scopo di questa guida, e perciò passo oltre. Ma consiglio l'acquisto del libro Presentation Zen.


I Temi diapositiva rappresentano un modello completo di sfondi, font, oggetti, e layout pronti all'uso. Ciascuno di essi una volta evidenziato (con un clic), può essere eliminato, ridimensionato (basterà trascinarne i bordi), spostato.


adattatemadiapositive

Un Tema diapositiva: selezionando un elemento si potrà intervenire su di esso


Il Layout diapositiva rappresenta sotto certi aspetti l'ossatura che avrà la presentazione. Un esempio: è evidente che lo scheletro di un elefante è ben diverso da quello di un ghepardo. Quindi utilizzerò il primo per un certo genere di presentazione (che preveda per esempio il ricorso a grafici, filmati), l'altro se invece ricorrerò solo a testo. La particolarità del layout è che fornisce le informazioni sugli elementi che la diapositiva conterrà. Qui troverai i segnaposti, e già il nome indica la loro funzione: indicare la posizione di quello che tu inserirai.


layoutdiapositiva

E' lo stesso tema di prima (riconosci il colore?), ma con un layout (scheletro o ossatura), differente


Sia chiaro: nulla è fisso e immutabile. I layout che trovi qui (come i temi), possono essere manipolati a seconda delle tue esigenze. Di certo non troverai quello che ti serve; scegli allora quello che più si avvicina a quanto hai in mente, e potrai poi cancellare o comunque modificarne gli elementi. Sia layout che temi sono mostrati in miniature: basta premere su uno di essi per averne un'anteprima.


Una volta che avremo giocherellato con la barra Multifunzione (ricordo che una buona presentazione nasce con carta e penna, non al computer, nemmeno se questo è un Mac), e fatte le nostre scelte di base, procederemo prima di tutto al salvataggio del nostro file, nel posto che riterremo più opportuno. Per impostazione predefinita, l'applicazione propone la cartella Documenti, ma nulla ci vieta di agire in maniera diversa.
Aggiungere le diapositive, a questo punto è molto semplice.
O ti sposti su File >Nuova presentazione; o ricorri alla scorciatoia da tastiera Comando-N; o ancora, nella colonna di sinistra premi il tasto destro del mouse e dal menu contestuale scegli la voce: "Nuova diapositiva".


Elementi da considerare in una presentazione


Ricorda però questo: la scelta di un modello, deve tenere in considerazione la destinazione della presentazione. Sarà proiettata? Bene: lo sfondo scuro, uniforme, è una scelta preferibile (basta gettare un'occhiata a quelle di Steve Jobs). Se la presentazione avverrà tramite un proiettore mai (e lo riscrivo: mai) ricorrere ad uno sfondo bianco.
Se si prevede viceversa la stampa delle diapositive a supporto della presentazione e da distribuire al termine della stessa, ricorda allora che i colori dello sfondo consumano gli inchiostri delle stampanti. Quindi sarebbe meglio scegliere uno sfondo chiaro, bianco come con la carta. Certo: alcuni per risparmiare preferiscono infischiarsene, e quindi usano il medesimo modello, sempre. E' un errore: uno sfondo bianco "sparato" da un proiettore è spaventoso per gli occhi, che si affaticano. Quello scuro stampato, è uno spreco di inchiostro.


Alcune dritte, molto pratiche. Come font, ricorri all'Arial, sempre.
Visto che spesso dovrai condividere il tuo lavoro con altri computer (cioè PC), un buon modo per evitare conflitti è non usare font strani, particolari, o che piacciano a te. Le presentazioni servono a presentare progetti, idee, non a dimostrare che sei un fan del Blackoak Std.
E la dimensione? Corpo 30. Molti penseranno che è troppo grande: no, è quello giusto. Se usi qualcosa di più piccolo perché: "Ehi, non ci sta il testo!": stai sbagliando tutta la presentazione. Non è la diapositiva che deve parlare, ma tu; PowerPoint è un aiuto, un valido collaboratore, ma se non vuoi che si trasformi in un carnefice del tuo pubblico (quindi delle tue idee), metti in ogni diapositiva meno testo che puoi. Solo i concetti forti.
Non temere di usare immagini di qualità, o grafici. Non annegarli mai nel testo: sei tu che devi parlare, non puoi delegare questo compito a un'applicazione. Ricorda inoltre che gli elenchi puntati sono tuoi amici: usali, sempre con giudizio, certo.


Ma di questi argomenti parleremo la prossima volta.

Data di pubblicazione: 25-01-2010

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