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PowerPoint Per Mac 2004 - Guida all'uso

1 – Creare una presentazione


PowerPoint è l’applicazione grafica che fa parte di Office 2004, dedicata alla creazione di presentazioni professionali. Il suo campo di applicazione è piuttosto vasto: si va dalle aziende (pubbliche o private che siano), che devono illustrare strategie o obiettivi ai loro soci e/o collaboratori. A seminari scientifici (e non solo), in cui occorre uno strumento semplice ma potente per comunicare in modo efficace al pubblico quanto si desidera.

Al lavoro

Una recensione è certamente utile, ma è lavorando davvero con il programma che se ne apprezzano le qualità, così come i limiti e/o i difetti. Perciò illustreremo, attraverso la realizzazione di una presentazione, come PowerPoint lavori, in modo da offrire a chi legge una panoramica più completa su questo programma. L’oggetto del nostro lavoro sarà il mini iPod di Apple, che immaginiamo dover illustrare a una platea ristretta di persone. Si è detto che con PowerPoint si creano presentazioni: ma che cosa è una presentazione? Semplice: una serie di diapositive, che riempiremo piano piano con immagini, testo, animazioni, effetti di transizione, filmati, grafici, ecc. Partendo dalla creazione ex-novo di una diapositiva, si possono percorrere due strade: o si sceglie un modello già pronto da Raccolta progetti (dove troveremo una semplice guida che ci accompagnerà nel fissare alcuni parametri della presentazione).

Oppure puntiamo il nostro mouse su File>Nuova Presentazione. Ogni volta che vorremo aggiungere una nuova diapositiva, basterà cliccare su Nuova diapositiva.

Fissare i paletti

Prima di proseguire, è bene ricordare che ‘chi ben comincia è a metà dell’opera’. Questo significa che occorrerà avere già le idee chiare su cosa vogliamo realizzare, o andremo incontro a inutile perdite di tempo, ritardi, arrabbiature. Un qualunque progetto di lavoro infatti, non si improvvisa, ma occorre pianificarlo prima, proprio per evitare di procedere a tentoni, cancellando, riprovando, gettando via questo per poi riprenderlo dopo perché in fondo non era poi così male…

Le impostazioni

Prima di prendere contatto con l’ambiente di lavoro, occorre indicare alcuni strumenti interessanti, raggiungibili tramite la barra del programma. File>imposta pagina offre l’opportunità di impostare alcuni parametri della pagina: dall’intestazione al pié di pagina, al formato della stessa (in base ovviamente all’uso che se ne farà: diapositive, stampa, presentazione su schermo eccetera). Presentazione>imposta presentazione … permette di scegliere tra alcune opzioni che caratterizzeranno la nostra presentazione.


Uno sguardo alla finestra

Torniamo però alla finestra principale. Essa è divisa in tre aree di lavoro: a sinistra, abbiamo il riquadro che evidenzia la struttura della presentazione. In basso, la parte dedicata all’inserimento di note di vario genere, mentre il centro della scena è occupato dalla finestra vera e propria di PowerPoint, quella che colmeremo dei nostri contenuti. A questo punto, occorre decidere quale sarà 'l'ossatura' (o layout), che dovranno avere le nostre diapositive; è su di essa infatti che andremo a fissare il corpo della nostra presentazione. Per fare ciò spostiamoci sulla barra dell'applicazione e Formato >Layout diapositiva ... e un click su ciò che preferiamo. Scegliamo anche un modello da applicare alla nostra presentazione: Formato>Struttura diapositiva. Da qui avremo accesso ai vari modelli che Microsoft include in PowerPoint. Molti sfogliandoli, concluderanno che quelli di Keynote, la creatura di Apple per la creazione di presentazioni, siano superiori. Siamo d’accordo con loro; però ricordiamo che altri modelli possono essere scaricati (gratis, naturalmente), dal sito che la società di Redmond gestisce, e dedicato interamente a PowerPoint. Tra i tanti presenti, decidiamo di usare quello denominato "Presentare prodotti e servizi": sembra azzeccato per il nostro scopo.

Riempire la scatola

Passiamo alla fase di creazione vera e propria. Non deve apparire azzardato il titolo del nostro paragrafo: in fondo ora dobbiamo riempire di contenuti le diapositive di cui abbiamo fissato l’aspetto. Per prima cosa inseriamo il testo: basta fare click sui segnaposto presenti (cioè quegli spazi delimitati dai bordi tratteggiati), e immettere il testo desiderato. Gli strumenti che ci consentono questa operazione sono raggruppati nel riquadro Formattazione.

L’allineamento, la spaziatura, il carattere, l’ombreggiatura, gli elenchi puntati e numerati, e non solo. Grazie a quest’unica palette si può modificare il colore del testo (ma anche di singole lettere), il suo stile e la sua dimensione, lo spazio tra le righe del testo, o tra i paragrafi, nonché il loro allineamento, e molto altro ancora. Una delle novità di questa versione di PowerPoint, è la funzione della trasparenza; questo effetto infatti ora è applicabile al testo. Utile nel caso lo si voglia applicare a del testo mobile sopra ad un’immagine, per esempio. Fate però attenzione: se dovete poi esportarla verso vecchie versioni dell’applicazione, ovviamente l’effetto andrà perduto. Da non dimenticare a questo punto che il Report Compatibilità è sempre lì, a portata di click, nella barra del programma, pronto a segnalarci cosa non potrebbe andare, qualora il nostro lavoro dovesse essere esportato su una versione precedente di PowerPoint.

Il testo può essere immesso anche tramite la funzione Inserisci> Casella di testo.

Il piccolo baco

Inserire altri elementi che non siano testo è semplice: nella barra del programma basta andare su Inserisci e si avranno a disposizione le più diverse opportunità. In PowerPoint si possono inserire immagini da uno scanner o da una fotocamera digitale (e sono comprese alcune opzioni per personalizzare alcune impostazioni); filmati (tra i formati supportati MPEG, AVI e QuickTime), e suoni.

Si può associare un suono ad una singola diapositiva, ma anche inserire una colonna sonora per l'intera presentazione. E naturalmente, clipart, o proprie immagini conservate sul disco rigido, oltre alla possibilità di creare grafici personalizzati usando le opzioni di disegno contenute nell'applicazione.

Un utile aiuto per posizionare i vari elementi sarebbero le guide (Visualizza> guide); ma c'è un ma. A quanto pare questo elemento è affetto da un piccolo baco: in pratica effettuando lo scrolling della diapositiva su cui sono attive le guide, queste scompaiono. Usando la scorciatoia da tastiera "cmd-G" ricompaiono, ma non sono usabili. Il problema è già noto a Microsoft, ed è già stato segnalato nei newsgroup statunitensi dedicati all'applicazione. Un altro piccolo appunto: se avete un grafico Excel da importare in PowerPoint, nessun problema. Ma se ne avete uno creato in un'altra applicazione? Ci abbiamo provato usando un semplice file prodotto con AppleWorks versione 6.2.2. A PowerPoint non sembra proprio vero che esista qualcosa di diverso da Excel: non offre la possibilità di scegliere tra il foglio elettronico di Redmond e quello (magari), di Cupertino. Viene lanciata l'applicazione Graph e dall'interno di essa si prova ad importare il foglio elettronico. Anche qui troviamo una piccola guida per facilitare l'importazione del file. Il risultato finale? Inservibile; usate sempre Excel e in questa maniera eviterete sempre spiacevoli sorprese. Ancora un rilievo: in PowerPoint per Mac non è possibile proteggere con una password le proprie presentazioni (come avviene invece nella versione XP). Bisogna rivolgersi ad alternative.

Per adesso, fermiamoci qui. Nella prossima puntata continueremo il nostro lavoro e parleremo di come organizzare la presentazione. Prima di congedarci diamo solo un'occhiata alla nostra diapositiva:


Solo una piccola annotazione: abbiamo scelto uno sfondo su cui posizionare l'immagine degli iPod mini: questo può aiutare a focalizzare l'attenzione del pubblico sull'oggetto della nostra presentazione.

Lezione successiva: Consigli utili.

Data di pubblicazione: 05-09-2004

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