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NeoOffice 1.2 - Writer

3 – Proteggere e trovare


La protezione dei propri documenti non è un comportamento tipico dei paranoici, ma spesso è una necessità vitale: soprattutto se il computer viene usato anche da altre persone, e si desidera evitare che modifichino il nostro lavoro.
Anche Writer di NeoOffice porta con sé alcune funzioni che hanno come obiettivo la protezione dei documenti; la prima di esse, è già disponibile quando salviamo per la prima volta il nostro documento. E ovviamente, è attivabile anche in seguito: occorre in questo caso scegliere “Salva con nome”.

Nella finestra che compare dopo che abbiamo deciso di salvare il documento, a sinistra in basso, è possibile spuntare l'opzione “Salva con password”. La password dovrà contenere almeno cinque lettere, e ogni volta che noi (o qualcun altro), aprirà il documento, avrà a che fare con una finestra che richiederà la password per procedere oltre. Altrimenti, nisba.


Questo è il sistema più semplice e indolore che offre questo programma per garantire la sicurezza dei nostri scritti. Ma ha un limite. L'attivazione di questa procedura funziona solo se cerchiamo di salvare il documento usando il formato XML (o .sxw). Se desideriamo salvarlo in un qualunque altro formato supportato da Writer (come .doc, .txt, .rtf), l'opzione “Salva con password” non sarà disponibile.

Proteggere le revisioni

Se il documento deve essere aperto da persone di fiducia, che possono poi modificarlo, avremo di certo necessità di mantenere il controllo su tutto ciò che viene aggiunto, o modificato, oppure su quelle parti che devono essere eliminate.
Per ottenere tutto questo basta spostarsi in Modifica > Modifiche >Proteggi Registrazione. Anche in questo caso avremo a che fare con una finestra che chiederà l'immancabile password. Una volta fornita, ogni modifica suggerita al testo (che sia l'aggiunta di una punteggiatura più efficace, o di parole o paragrafi interi, o ancora, la proposta di togliere parti del testo), sarà evidenziata. Come? Grazie all'uso dei colori.
Possiamo infatti assegnare ad ogni “revisore” che lavora con noi, un colore specifico; quindi ad Andrea affideremo il colore rosso, ad Antonio il verde, ad Alessandro il blu e così via. Ognuno di loro avrà libero accesso al nostro documento, cioé non dovranno digitare alcuna password per aprirlo e modificarlo. Ma ogni cambiamento al testo sarà immediatamente registrato e reso visibile.
Ho scritto prima che ad ogni “revisore” possiamo assegnare un preciso colore per distinguerlo dagli altri. Come scegliere la tonalità preferita? E' sufficiente spostarsi nelle “Preferenze” quindi “Documento di testo” > Modifiche.


Visto che siamo qui, conviene affrontare sino in fondo l'argomento e vedere un po' quale metodo di lavoro Writer usa. Abbiamo detto di un documento che è stato inviato ai collaboratori; costoro lo hanno modificato, o integrato, quindi ce lo hanno rispedito. Ora tocca a noi agire, cioé accettare o respingere quanto da essi proposto.
Andiamo perciò su Modifica > Modifiche > Accetta o annulla e si aprirà una finestra con un paio di schede: “Elenco” e “Filtro”.


La prima offre una panoramica di tutte le variazioni proposte al testo, indicando quale operazione è stata effettuata (un inserimento, l'eliminazione di una parte), chi lo ha fatto (cioé l'autore), la data e l'ora della modifica, la descrizione (contenente gli eventuali commenti dell'autore della modifica).
Per spostarsi velocemente sulle modifiche basta cliccare su ciascuna delle voci elencate, e Writer si sposterà automaticamente nella zona del testo relativa, evidenziando anche la parte da noi prescelta. Ai piedi della finestra una serie di pulsanti su cui eviterò di soffermarmi perché il loro senso mi pare evidente.
La seconda scheda, chiamata “Filtro”, permette (ma già il nome lo indica), di filtrare l'elenco delle modifiche apportate in base a certi criteri, decisi dall'autore dello scritto. Questi criteri si possono impostare secondo la data, l'autore, la descrizione, l'operazione.

Proteggere la sezione

Writer permette di proteggere, ma anche di nascondere, una sezione del documento. Per fare ciò occorre andare in Inserisci > Sezione ....


Questo pannello offre l'opportunità di proteggere con una password una sezione prescelta del documento, per impedirne modifiche da parte di altri. Ma non solo.

Infatti l'opzione "Nascondi" permette sia di nascondere la sezione selezionata, sia di impedirne la stampa. Ma attivando l'altra opzione "Con condizione", avremo anche la possibilità di indicare appunto la condizione da soddisfare perché una certa sezione rimanga nascosta. E questo si potrà ottenere usando le espressioni logiche.


La visuale di Writer

Come si sa (e se non lo sapete ve lo dico io), Word per Mac offre cinque diversi modi di visualizzare il documento. Anche Writer ne offre qualcuna, ma in numero inferiore. Si trovano nella barra dei menu “Visualizza”, e la prima di esse è chiamata “Zoom”. Cliccando su di essa compare una finestra con una serie di opzione per ridurre o ingrandire la visualizzazione del documento in quel momento attivo.


La seconda (vale a dire “Layout online”), permette di dare un'occhiata all'apparenza che avrà il documento all'interno di un navigatore Web.
Infine “Schermo intero” mostra o cela menu e barre dei simboli. Quando viene attivata, compare a destra sullo schermo una piccola finestra: “Ripristina vista schermo standard”, e cliccando al suo interno, riporterà la visuale a come era precedentemente.

Dividi (et impera)

D'accordo, il motto latino non era proprio così (Divide et impera), ma chi scrive non sapeva bene come introdurre l'argomento...
In Word per Mac è possibile usufruire della funzione “Dividi”: la finestra del documento attivo in quel momento, viene “divisa” in riquadri separati, per consentire la contemporanea visualizzazione di differenti parti del testo. Writer permette qualcosa di simile, tramite il comando “Nuova finestra (dalla barra dei menu Finestra > Nuova finestra).
Chi scrive, considera la funzione di Word più utile e semplice da usare, proprio perchè non si affolla lo schermo con due finestra, ma permette al contrario di muoversi all'interno del proprio documento sfruttando una solo finestra. Perfetto, soprattutto se si ha uno schermo piccolo.

La proprietà del file

Anche Writer permette di meglio identificare il file di testo su cui stiamo lavorando. Il tutto lo si trova in File > Proprietà ... Qui non solo si trovano alcune informazioni sul documento (dal numero di pagine a quello delle righe e altro ancora), ma è anche possibile inserire una serie di ulteriori dettagli per poter cercare (e scovare), in un secondo tempo il documento.
Soffermiamoci per un attimo su questo aspetto, che rimanda a Spotlight, probabilmente una delle tecnologie più interessanti di Tiger, e che NeoOffice supporta appieno. Come?

Inserendo un commento appropriato nel campo omonimo delle proprietà (una pratica che sarebbe bene applicare con regolarità a qualunque file che creiamo), Spotlight riuscirà a cercare e a trovare i documenti creati con Writer.



Il tutto è reso possibile grazie ad un plug-in che permette a Spotlight di indicizzare i contenuti e i metadata racchiusi nei file creati con NeoOffice. Al momento Word per Mac non lo permette, né pare probabile che vi sarà un aggiornamento (gratuito), per rendere questa funzione usabile nel word processor di Redmond. Peccato.

Alla prossima puntata.

Lezione successiva.

Data di pubblicazione: 31-05-2006

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