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Mail di Mac OS X

5 - Le caselle Smart


Quando Mail riceve i messaggi li sistema nella casella "Entrata", in attesa di lettura. Ricordiamo che potete impostare voi ogni quanti minuti Mail deve controllare se avete della posta nuova (pannello Preferenze > Generale > Verifica la posta in arrivo).
Mail ha cura di mostrare all'interno della propria icona conservata nel Dock il numero di messaggi pervenuti, grazie ad un piccolo cerchio rosso.


Inoltre, nell'elenco messaggi della finestra principale del programma, un pallino azzurro segnala quelli ancora da leggere.
In questa parte dell'applicazione, Mail applica tutta una serie di ulteriori simboli per indicare lo stato dei vostri messaggi; oltre al pallino azzurro che abbiamo appena visto.
La bandierina che sventola, indica che quel messaggio è stato contrassegnato, perché magari riveste particolare importanza.
La freccia a destra indica che è stato inoltrato; quella a zigzag, che è stato ridirezionato, mentre la freccia "curva" che avete risposto a quel messaggio. Da ricordare che i simboli di "risposta" e "inoltrato" sono in verità dei pulsanti: cliccandoli accederete direttamente alla risposta o al messaggio di inoltro.
Un po' di scorciatoie: Maiuscole - Mela - N vi permetterà di scaricare tutta la posta. Oppure, basta andare nel Dock, e con un bel Control-clic sull'icona di Mail. Appare un menu pop-up che permette di scegliere tra diverse azioni. Rapido e pratico.


Se avete diversi account, potrete scegliere da quali scaricare la posta. Basta andare nella barra dei menu del programma e scegliere Casella > Ricevi nuovi messaggi: qui saranno elencati i diversi account in vostro possesso.
Per rispondere ad un messaggio, o premete il pulsante "Rispondi" nella barra degli strumenti oppure fate Mela R.
Si aprirà una nuova finestra, in cui il messaggio originale sarà contrassegnato da una linea verticale. L'indirizzo a cui rispondere è già inserito. Da questo punto in poi potete modificare il messaggio, eliminare delle parti, modificare l'oggetto, eccetera. Ricordate che usando il tasto Invio, creerete delle righe nuove nel messaggio originale.
"Rispondi a tutti" permette di inviare la risposta a tutti i destinatari; utile se il messaggio era indirizzato a più persone.
Una volta che avrete provveduto a confezionare la vostra risposta, non dovrete far altro che inviarlo premendo il tasto "Invia".

Mail offre la funzione Reinderizza. In genere questo pulsante non è presente nella barra degli strumenti del programma, e per inserirvelo occorrerà scegliere Vista > Personalizza la barra strumenti ... e trascinare sulla barra il pulsante "Reindirizza".
A cosa serve? Per esempio, se ricevete per sbaglio un messaggio (destinato magari ad un vostro collega di lavoro), con questo pulsante potrete reindirizzarlo al giusto destinatario. Ricordate che usando "Reindirizza" non apparirete voi come mittente, bensì proprio colui che ha confezionato il messaggio. La scorciatoia per usare questa funzione: Maiuscolo - Mela - E.
Con la funzione "Inoltra" (Maiuscolo - Mela - F), trasferirete il messaggio ricevuto ad un'altra persona. È possibile inserire commenti, e poi inviarlo come qualunque messaggio in uscita.

Le caselle Smart

Finalmente ci siamo.
Le caselle Smart possono essere un valido aiuto per tutti coloro che devono gestire una mole di posta elettronica in entrata, e necessitano di uno strumento valido e intuitivo per gestire e archiviare i propri messaggi. Ma cosa hanno di diverso dalle altre? Semplice: sono intelligenti (smart, appunto). E questa "intelligenza" deriva dal fatto che voi potete impostare una serie di criteri in base ai quali le caselle Smart adotteranno una certa condotta nei confronti della posta in arrivo (o in uscita).

Per prima cosa, vediamo come si crea una cartella Smart: basta andare nella barra del menu di Mail su Casella > Nuova Casella Smart. Compare una finestra dove occorre inserire un nome per ciò che stiamo per creare (nome che potremo in seguito modificare, se non ci garba). A questo punto, dobbiamo "fissare i paletti", ovvero indicare cosa la nuova casella Smart deve racchiudere.


Terminato questa parte della procedura comparirà a sinistra, nella colonna delle casella, quella Smart, caratterizzata al suo interno da un ingranaggio.


Probabilmente, questo non vi ha impressionato più di tanto. Vediamo allora di mostrare come possono essere utili queste caselle Smart.

Se avete molta posta vecchia e desiderate sistemarla in un luogo sicuro, senza che però continuino a restare nella casella di entrata, potete fare Control Click sull'account di posta. In solito menu contestuale permette di scegliere "Nuova casella Smart". È sufficiente scegliere "Data di ricezione" e dalla finestra pop-up seguente "è prima della data", quindi digitare la data desiderata. Cliccate OK e in un attimo tutte le vecchie email saranno spostate nella nuova casella Smart. Ora sfogliare e cercare vecchi messaggi sarà più semplice, giusto?

Secondo utilizzo delle caselle Smart. Avete un certo progetto di lavoro, che sembrava in principio doversi esaurire in poco tempo. Invece, le email relative ad esso si sono moltiplicate a dismisura.
Per prima cosa occorre cercarle tutte e scovarle; per fare questo basta usare la funzione "Cerca" di Mail e inserire nel campo di ricerca l'oggetto che volete trovare (per esempio: Sito di Mario). Immediatamente compariranno tutte le mail relative. Ora, basta cliccare sul pulsante "Registra" perché si crei una nuova casella Smart in cui saranno registrati i risultati della ricerca effettuata.


Non basta: perché se è vero che basterà cliccare sulla casella Smart per avere in un attimo tutte le mail del vostro progetto, essa resterà sempre aggiornata poiché ogni volta che arriveranno nuovi messaggi collegati al Sito di Mario, essi saranno sistemati proprio qui.

A questo punto dovrebbe essere chiara l'utilità delle caselle Smart. Ne potete creare alcune in base alla priorità, oppure agli allegati o ai destinatari o all'oggetto. Sarà sufficiente dapprima effettuare una ricerca (qualora abbiate già molta corrispondenza sistemata su diversi account), registrarla e poi lasciar lavorare per voi le caselle Smart, che si aggiorneranno automaticamente ogni volta che riceveranno e-mail corrispondenti ai criteri di ricerca scelti da voi.

Alla prossima puntata.

Lezione successiva.

Data di pubblicazione: 03-11-2006

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