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Excel per Mac 2004 - Guida all'uso

2 - Formule e funzioni


Excel è in grado di accogliere numeri, parole, formule e funzioni. Diamo un'occhiata ora alle formule e alla funzioni di Excel, perché esse oltre a rappresentare lo strumento forse più utile e potente del programma, racchiudono alcune novità. Vediamole assieme cercando anche di spiegare che cosa sono.
Quando si vuole inserire nel proprio foglio di calcolo una formula, basta digitare il segno = (cioé l'uguale): il programma capirà che stiamo per inserire una formula. Si incaricherà poi Excel del calcolo. Immaginiamo che si debba calcolare una semplice sottrazione: 9-5.


Excel agisce però in un modo che a noi potrebbe apparire strambo. Perché mentre noi ci limiteremmo a sottrarre i numeri, il programma agisce sul contenuto delle celle. Infatti occorre, per effettuare l'operazione, dare al programma le "coordinate" dove andare a pescare i numeri su cui eseguire l'operazione.


A questo punto basta premere 'Invio' per ottenere il risultato. Già qui abbiamo una novità rispetto alla versione precedente. Ogni cella viene contrassegnata da un colore diverso per facilitarne l'individuazione. La somma, come appare ovvio, è l'operazione che viene più utilizzata; tanto utilizzata da meritare un proprio posto nella barra degli strumenti dell'applicazione. Basta cliccarla per ottenere appunto la somma.


Le altre (ma non le uniche, sia chiaro, parliamo delle più utilizzate: complessivamente sono circa 140), sono Media, Min, Max e Conteggio. Altra novità di questa versione: in caso di errore nel foglio di calcolo appare nella cella a sinistra in alto un triangolino che offre l'accesso a un menu in cui scegliere se correggere l'errore o conoscerne la possibile causa che lo ha provocato.



Ma ora bando alle ciance. Poniamo il caso di dover gestire un piccolo negozio di libri. Libri che ovviamente, sono di diverse case editrici, di diverso autore e prezzo, di differente formato o numero di pagine. Che si abbia bisogno a questo punto di un elenco per gestire il tutto, appare ovvio. Abbiamo bisogno di uno strumento affidabile, veloce, che ci permetta di cercare e ordinare i nostri dati in modo semplice ed efficace. Già: perché magari non abbiamo buona memoria, e qualora nel nostro negozio di libri entrasse un cliente con la richiesta di un libro a meno di 10,00 Euro, noi dovremmo essere in grado di 'isolare' quei libri, e solo quelli, da tutti gli altri che hanno un costo superiore. Realizzeremo tutto questo con la funzione Elenco (disponibile dal menu Inserisci). Qui entriamo in contatto con una finestra che ci guiderà passo passo in tre fasi distinte, nella realizzazione di quanto desiderato.
La prima ci permette di indicare dove sistemare i nostri dati, anche importandoli dall'esterno. Noi, andremo a creare tutto ex-novo.


Nella seconda schermata, dobbiamo definire i nomi da dare alle colonne, indicando anche a quale famiglia appartengono i dati.


Infine, diamo un nome al nostro elenco e premiamo il pulsante "Fine".


Avremo ottenuto un elenco delimitato da una cornice, all'interno del nostro foglio di lavoro. A questo punto, non rimane che inserire i nostri dati.


Come si vede, con la funzione Elenco viene creata un'area rettangolare delimitata da una cornice; in fondo si nota un asterisco che indica la possibilità di inserire un altro dato.
Gettiamo adesso un'occhiata su alcune funzioni semplici da usare, e che possono poi essere utilizzate per svariati scopi. Per esempio la formattazione condizionale. Di che si tratta?

Tutto sotto controllo

Già la sua definizione ne tradisce la natura. Si tratta di applicare alla cella un certo tipo di formattazione nel caso il suo contenuto raggiunga un determinato valore. Sotto con un esempio ora.
Vogliamo che nel caso si rimanga senza un certo titolo, esso venga immediatamente notato perché si proceda al suo riordino. Evidenziamo le celle "Disponibilità", quindi andiamo sul menu Formato > Formattazione condizionale. Appare una finestra:


Qui nella prima casella possiamo scegliere se applicare questo tipo di formattazione o alla cella, o alla formula stessa. Nella seconda, si sceglie l'operatore di confronto che può essere o una formula (e allora occorre anteporre come sempre il segno =), o un valore. Nella terza, i valori con cui si vuole fare il confronto. Il tasto Aggiungi permette di aumentare le condizioni sino ad un massimo di 3 per cella. Premendo poi il pulsante Formato si sceglie appunto il formato da assegnare. Quindi, abbiamo terminato.


Ordina e filtra

All'inizio di questa puntata avevamo immaginato di realizzare uno strumento che ci permettesse, tra le altre cose, di 'isolare' quei libri dal costo inferiore ai 10 Euro. Basta sfruttare la funzione "Ordina e filtra".


Azionandola, verrà visualzzato solo quel/quei libro/i che risponde a quel determinato requisito.


Ma se non si è soddisfatti si può anche creare un proprio filtro personalizzato. Dal menu Dati> Ordina:


Qui è sufficiente scegliere come si desidera creare il nuovo elenco. Andando nelle Opzioni, si sceglie anche l'elenco in base al quale si vuole l'ordinamento.

Lezione successiva: Le tabelle pivot

Data di pubblicazione: 13-04-2005

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