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Word sicuro

Come salvaguardare il proprio lavoro


Non c'è nulla di sicuro su questo tondo mondo che scivola nei freddi spazi siderali. E anche se apparirà un'eresia alle orecchie (e occhi, visto che state leggendo), degli accaniti sostenitori della nostra piattaforma, nemmeno il Mac è immune da guasti, malfunzionamenti, black-out elettrici, chiusure inaspettate delle applicazioni. Con la conseguente perdita del lavoro svolto, ovviamente, e anche di tempo per cercare di recuperare parte (o magari tutto), di quanto stavamo svolgendo.
Questo semplice articoletto avrà come protagonista Word per Mac 2004, e illustreremo qualche semplice tecnica per salvaguardare il nostro lavoro. Molto di quanto leggerete può anche apparire banale; eppure sono proprie le cose più semplici e banali, quelle che evitiamo di fare, che a volte possono tirarci fuori dai guai. O almeno, ad uscirne con le ossa non proprio rotte; e in certe circostanze è un vantaggio non da poco ...

Prima di procedere: Word 2004 per Mac appare un'applicazione solida, che ha eliminato certi improvvisi 'malori' di cui nelle versioni precedente era vittima. Ma dato che un tale programma spesso è usato per lavorare (cioé: per guadagnarsi la celebrata pagnotta), è sempre buona cosa mettere in atto una strategia che possa venirci in aiuto qualora qualcosa vada storto.

Ridere, ridere, ridere

Per tutelarsi da black-out elettrici (ma anche improvvisi cali di tensione), è una buona idea procurarsi un gruppo di continuità. Perché restare al buio mentre si sta completando un importante progetto, è una delle esperienze più divertenti che possano capitare. Perché ridere, pensando all'ultima volta che avete salvato il vostro lavoro (magari un'ora prima), sarà la magra consolazione che vi resterà.
Vero è che i Mac sono macchine robuste, e in genere non subiscono danni irreparabili da questo tipo di eventi. Ma conviene rischiare? Risposta: no.

Come salvare

E' buona regola salvare ogni volta che vi fermate a riflettere. O ogni volta che lasciate il vostro Mac per andare a fare qualcosa nella stanza accanto. Non è detto che al vostro ritorno alla scrivania, oppure quando riprendete il lavoro, troverete ancora ad attendervi la vostra applicazione preferita.
Come si sa, Word offre una serie di funzioni di salvataggio (si trovano in Preferenze > Salva). Quali usare? Spuntate solo 'Crea sempre copie di backup', e lasciate perdere il resto. 'Consenti salvataggio veloce' è il sistema più veloce per vedere i propri documenti corrotti o quasi irrimediabilmente perduti. I Forum statunitensi pullulano di persone che usano questa funzione, che ad un certo punto non riescono più ad aprire il documento su cui lavoravano sino al giorno prima.
Idem per quanto riguarda 'Salva automaticamente ogni ... minuti'. Utilizzandola, non farete altro che salvare solo le modifiche apportate al documento, e soltanto le modifiche, non l'intero documento (solo effettuando il salvataggio 'manuale', usando cioé 'Mela-S', metterete al sicuro tutto). Quindi, in caso di crash del programma potrebbe non essere né semplice né veloce recuperare il proprio lavoro.
'Crea sempre copie di backup' al contrario, crea una copia del documento nella stessa cartella che contiene l'originale. Ogni qualvolta effettuate un salvataggio, Word avrà cura di aggiornare la copia di backup alla versione immediatamente precedente all'ultimo salvataggio. E qui mi ripeto: alla versione immediatamente precedente all'ultimo salvataggio.

Dove ti metto?

Ora che abbiamo brevemente visto cosa attivare e cosa lasciare perdere nelle funzioni che Word offre, dobbiamo decidere su cosa salvare il frutto del nostro lavoro. Perché se ci tenete a quanto state facendo, mai e poi mai dovrete conservare il back-up dei vostri documenti sul disco rigido del vostro computer. Tanto varrebbe allora, non salvaguardare un bel niente.
La prima ovvia risposta è: ma su un bel disco rigido esterno. Si può fare, poiché si tratta probabilmente della migliore scelta possibile; tuttavia tenete in considerazione questo.
Primo: parliamo di documenti di testo, e relegarli su uno spazioso ancorché scomodo disco rigido esterno non è il massimo. In secondo luogo: ricordiamoci che un disco rigido è un insieme di elementi meccanici, che con il tempo possono usurarsi, sino a renderlo inutilizzabile. In genere, se un disco rigido viene pesantemente utilizzato, dopo circa 3 anni di vita può essere vittima di un infarto. Se quindi scegliete di salvare i vostri lavori su un supporto del genere, abbiate l'accortezza di procurarvene almeno un altro, su cui naturalmente andrete a salvare con regolarità i vostri preziosi lavori.
Una scelta 'naturale' è quella di optare per un CD-ROM. Un'altra indicata, è acquistare una chiavetta USB: comode da trasportare, hanno il grande pregio di essere prive di elementi meccanici che, come si è detto, col tempo procurano usura.
Qualunque sia però la vostra scelta non commettete l'errore di conservare la chiavetta USB, il disco rigido esterno o il CD-ROM accanto al computer o nella stessa stanza dove si trova la vostra macchina. Perché un computer può essere rubato, la casa o l'azienda possono andare a fuoco. E a questo punto però, possiamo passare alla fase successiva.

Quando salvare

Sino ad adesso abbiamo visto su cosa salvare i propri documenti, e come sfruttare le funzioni di Word per farlo. Però resta da capire con quale frequenza effettuare il backup. Questo dipende ovviamente dall'importanza che rivestono i vostri documenti. Se si tratta della lista della spesa, probabilmente sarà ridicolo non solo salvaguardare i dati, ma anche possedere Word.
Viceversa, se ciò che producete è di vitale importanza, allora essere un po' paranoici aiuterà. Il problema semmai, è mantenere sempre alto il livello di paranoia. E' stato infatti dimostrato quasi scientificamente che per anni alcune persone hanno effettuato per due volte al giorno il backup dei propri dati su due diversi supporti fisici. Solo una volta hanno contravvenuto a questa ferrea legge che si erano imposti; proprio quella volta la casa è andata a fuoco, oppure l'azienda è stata sommersa dalle acque, o ancora, il simpatico e visto pupo di 5 anni ha provveduto a scaraventare a terra il computer.
Quello che segue sono alcune indicazioni che non hanno certo l'ambizione di essere considerate perfette. Ciascuno può adottarle, integrarle fra di loro, o perseguire nella propria strategia di salvataggio. Ma hanno uno scopo preciso: farvi comprendere quanto sia importante e decisivo prestare attenzione al backup dei propri dati.

Un paio di strategie

Primo esempio.
Lavorate (per esempio), alla vostra tesi di laurea, ad un libro importante, o a una relazione molto attesa, sulla quale avete magari speso molte ore negli ultimi sei/dieci giorni. Ogni volta che terminate il lavoro, e sapete che per quella giornata non ci tornerete più sopra, dovrete provvedere al backup su un supporto esterno. Almeno un supporto esterno: l'ideale è conservare due backup del proprio lavoro: quello più recente (cioé il lavoro svolto oggi), e quello immediatamente precedente (il lavoro svolto ieri). Ovviamente su due supporti diversi che quotidianamente provvederete ad aggiornare. Eccessivo, starete pensando? Può darsi: ma più ostacoli si frappongono tra il vostro lavoro e la jella nera, più questa avrà difficoltà a colpirvi duramente.

Secondo esempio: qui non ci sono solo delle relazioni da salvare, ma documenti importanti, o un insieme esteso di appunti, scritti, note, con tanto di contatti e immagini. Tutta questa vasta mole di informazioni aumenta giornalmente, perché vi vengono aggiunti nuovi elementi sia al lavoro, che nella propria abitazione. Pensiamo ad un insegnante per esempio. Magari (anzi, senz'altro), costui lavora su due macchine: un portatile e un computer da scrivania. Questa persona ha bisogno di una strategia diversa per proteggere i propri dati.
Fermo restando l'uso di due supporti esterni su cui salvare i dati, costui durante il giorno effettuerà un backup incrementale (cioé, che si limita a creare una copia solo dei file nuovi o modificati dall'ultimo backup completo), ogni volta che terminerà di lavorare al proprio computer. Sull'altro supporto ci sarà un backup completo, effettuato nel fine settimana precedente. E' evidente che se per una ragione qualsiasi uno dei due supporti si guasta improvvisamente, o viene sottratto, o viene perduto, poter rapidamente accedere al proprio lavoro, anche se risalente a qualche giorno prima può essere un'ancora di salvataggio non da poco.
A casa, occorre avere un altro supporto esterno su cui sonnecchia un bel backup completo, copia di quello effettuato nel fine settimana e che si porta sempre con sé in giro. Almeno una volta alla settimana (ma è bene eseguirlo ogni volta che i nuovi dati immessi appaiono importanti), questa persona provvederà a fare un backup completo (in pratica, ad aggiornare), sia del supporto che porta sempre con sé durante la settimana, sia di quello che tiene in casa per ragioni di sicurezza (ovviamente lontano dal computer: prendete anche in considerazione una piccola cassaforte).

Qui ci fermiamo, perché, lo ripetiamo, si desidera esclusivamente puntare l'attenzione di chi legge su questo tema importante ma trascurato. In verità molto rimane da dire, diverse le strategie da adottare per chi ha ad esempio un'azienda. Per costui, occorre applicare una diversa e più completa strategia di salvataggio dei dati. L'argomento del backup è esteso, e promettiamo di tornarci in futuro in modo più esteso, svincolato quindi da Word.

Il punto Mac

Non possiamo a questo punto non citare la soluzione che Apple offre. Si tratta del servizio .Mac, che garantisce una serie di interessanti opportunità. Tra le molte, quella che ci interessa di più è iDisk. Cioé 1 GB di spazio (ma sborsando qualcosa in più si può acquistare ulteriore spazio), su cui stoccare mail e documenti, oltre all'applicazione Backup 3 che (come dice il nome), permette in modo semplice e efficace di salvaguardare i propri dati. Costa 99 Euro l'anno, ma la società di Cupertino offre un periodo di prova di 30 giorni per saggiare la qualità di questo servizio. Se non siete soddisfatti, amici come prima.

Un discorso del genere non può non affrontare l'argomento dei programmi dedicati. Possiamo dire che un giro su VersionTracker, e una veloce ricerca tramite il motore interno del sito, farà scaturire un buon numero di programmi. Alcuni addirittura gratuiti, altri shareware, altri ancora commerciali. Quali scegliere, vi starete chiedendo?
A volte anche programmi gratuiti come LaCie SilverKeeper possono rivelarsi delle buone sorprese. Ma crediamo che sia una buona regola, dato che parliamo di dati sensibili, rivolgersi ad applicazioni commerciali. In questo campo la migliore è probabilmente Retrospect Backup della Dantz. Con questo non desideriamo certo demonizzare il lavoro di tanti programmatori che sviluppano soluzioni che poi mettono a disposizione di tutti gratis o tramite il metodo shareware. Ciascuno può decidere in tutta libertà cosa scegliere a misura delle proprie esigenze. Non è affatto escluso che una soluzione freeware possa rivelarsi perfetta.


Data di pubblicazione: 22-03-2006

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