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Come si fa a comunicare con la posta elettronica

Un mezzo sottovalutato


Anche se può apparire strambo, le cose semplici da usare sono spesso sottovalutate. L'esempio più classico è la posta elettronica. Non esiste possessore di computer che non l'abbia usata più di una volta, data la sua enorme praticità, e facilità d'uso. Si può tranquillamente affermare che la posta elettronica (con i navigatori), viene identificata anche da chi di computer non ne sa nulla, con Internet.

Ecco perché appare doveroso parlarne in modo esteso e competente, affinchè tutti gli utenti (anche coloro che navigano da anni, ma la usano male), si rendano conto di quale preziosa tecnologia hanno in mano, ogni volta che lanciano il proprio programma di posta elettronica, e iniziano a digitare distrattamente delle parole.

A questo scopo la casa editrice Tecniche Nuove ha pubblicato il volume che recensiamo.
Si tratta di Come si fa a comunicare con la posta elettronica, e se potessimo imporne una copia allegata ad ogni computer in vendita sugli scaffali delle catene informatiche, lo faremmo volentieri.

L'Autore è Gianni Lombardi, e da anni lavora come consulente strategico, business writer e redattore pubblicitario.
La sua esperienza nell'uso di questo strategico strumento di comunicazione è in buona parte confluita in questo Per questo è agile volume (praticamente un tascabile), di circa 170 pagine, che si legge d'un fiato.
L'opera è divisa in 14 capitoli, più un glossario, con poche immagini (in bianco e nero), e una completa panoramica di cosa è la posta elettronica, di quali sono le sue regole, e di come usarla al meglio, e molto altro ancora, come vedremo in breve tra poco.

Conoscere la posta elettronica

Si inizia con lo spiegare come funzioni, cosa sono e quali sono i protocolli su cui si basa la posta elettronica (POP e IMAP, Mime, SMTP ...), cosa sia il cliente e il servitore. Non si può trattare un argomento del genere senza dare almeno un'occhiata a questi aspetti che "agiscono" dietro le quinte del nostro computer. Ma l'Autore ha dalla sua una capacità di esposizione sempre agile e comprensibile, unita ad una buona dose di ironia che gli permette di affrontare ogni argomento con un tono competente, mai pedante.
Conoscendo quindi la "meccanica" che consente ad ogni e-mail di partire dal nostro computer per arrivare a destinazione, si affrontano tutta una serie di argomenti che l'utente spesso nemmeno considera. E i (cattivi) risultati si vedono.

La prima parte del libro viene dedicata anche a illustrare come si fa a scrivere un messaggio che meriti di essere letto.
Ci sono una serie di semplici regole, che a giudicare dai messaggi che si ricevono regolarmente, quasi tutti ignorano. L'Autore chiarisce, spiega, mostra brevi esempi, o racconta aneddoti per meglio illustrare certe condotte da evitare. Svela il senso e lo scopo di sigle come CC o BCC (in quanti conoscono davvero il loro significato?), mette in guardia dall'uso degli allegati, indica le caratteristiche essenziali di un buon programma di posta elettronica, infine affronta il tema della posta spazzatura, e di come arginarla. C'è spazio anche per la privacy, certo.

Il grande flagello di cui è vittima la posta elettronica è l'uso approssimativo che se ne fa, non solo quando a scrivere è l'utente domestico che rimpinza il testo con lettere tutte maiuscole. Ma errori madornali e sconfortanti sono di casa anche nelle aziende medio-grandi, incapaci spesso di adottare quelle pratiche di buonsenso (per esempio, l'adozione di una firma in calce al messaggio, per sapere chi davvero c'è dietro l'e-mail), grazie alle quali tutti ci guadagneremmo.

Si potrebbe obiettare che per chi ne fa un uso casalingo, queste indicazioni sono inutili. In fondo l'essenziale è comunicare ... Il problema è che una cattiva comunicazione non aiuta a comprendere il messaggio, e offre un'immagine di chi scrive poco lusinghiera. Inoltre, sempre più spesso si usa l'e-mail per l'invio di curriculum vitae, o fissare appuntamenti importanti. Dimostrare di saperla usare almeno decentemente, può già essere un punto a vostro favore. Ma non è tutto.

Un uso migliore

Dopo che si sono fissati i paletti, l'Autore inizia a svelare quello che può fare la posta elettronica, mostrando le potenzialità che questo strumento possiede e che la nostra superficialità lascia sonnecchiare. Nel resto del libro vengono indicati gli infiniti usi della posta elettronica, non appena si impara un po' a conoscerne la natura e la flessibilità. Soprattutto, si analizza l'impatto che ha avuto, e avrà sempre più nel futuro, nei diversi ambienti di lavoro. Di come l'e-mail diventi indispensabile nell'organizzazione del lavoro, nello scambio di conoscenze e di informazioni, e nella promozione di servizi e prodotti.

Si parla allora di e-mail business writing, newsletter, e-mail marketing ed e-mail adversiting, tutte strategie che vedono protagonista proprio la posta elettronica, e che hanno un impatto non secondario nell'affermazione di marchi o strategie pubblicitarie. Anche qui, vengono indicati i pro e i contro, i punti di forza e di debolezza di ogni strategia, allo scopo di offrire una panoramica completa per permettere al lettore di conoscere, approfondire ed eventualmente scegliere quello che meglio si conforma alle sue necessità.
Anche qui, l'Autore pesca a piene mani nella sua esperienza, svela piccoli retroscena, consiglia la condotta più appropriata per gestire casi di polemiche nelle mailing list, ricorda quanto una parola affidata alla posta elettronica, senza l'aiuto del tono della voce, o dell'espressione del volto, può essere male interpretata, e innescare pericolose derive.

Buono per tutti

In un Paese come il nostro, è facile che un'azienda prima di assumere qualcuno, chieda se sa usare un word processor o un foglio di calcolo, ma non si sogna minimamente di indagare se colui che sarà assunto, ha una adeguata conoscenza della posta elettronica. Salvo poi metterlo davanti ad un computer incaricandolo di gestire i rapporti con clienti e fornitori via posta elettronica. Con le consegunze facilmente immaginabili.

Come già scritto, il libro si rivolge a tutti, non importa se conoscitori navigati oppure neofiti del Web. E chiunque può trovarci qualcosa di buono o di inedito, per migliorare il suo approccio con la posta elettronica.
Le tante indicazioni, i numerosi consigli elargiti, (compreso un capitolo di FAQ, o domande più frequenti, per scoprire ancora qualcosa della posta elettronica), permetteranno una diversa e migliore gestione di questo strumento, di cui troppi fanno cattivo uso. E per imparare a conoscerlo meglio, il libro di Gianni Lombardi va nella giusta direzione. Il tutto a meno di 10 Euro.

Titolo Come si fa a comunicare con la posta elettronica
Autore Gianni Lombardi
Editore Tecniche Nuove.
Collana Come si fa
Pagine 192
Prezzo 9,90 Euro
ISBN 88-481-1848-8

Data di pubblicazione: 26-07-2006

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