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Office 2004 per Mac

Il Centro Progetti


Nel corso della recensione di Office 2004 per Mac, abbiamo avuto occasione di parlare delle novità presenti nella suite burocratica di Redmond. Una di queste è senz’altro il Centro Progetti; si tratta in pratica di una specie di ‘cabina di regia’ che permette all’utente di gestire i vari aspetti del progetto cui si lavora in modo semplice e completo. Ma il modo migliore per comprendere come funzioni, scoprendone quindi le caratteristiche, i pregi e (perché no), i limiti, è mostrarla all’opera. Se avete voglia di saperne di più, continuate a leggere.

Pieno Controllo

Il Centro Progetti risiede all’interno di Entourage, il programma di gestione della posta elettronica contenuto in Office. Il fine principale di questa funzione è di organizzare e avere a portata di mano tutti gli aspetti riguardanti un determinato lavoro. Quando ci si dedica ad un progetto, si ha a che fare immancabilmente con molti elementi, i più differenti. Elementi che in seguito verranno assemblati sino a fornire al nostro lavoro la conformazione desiderata (almeno si spera!). Centro Progetti offre la possibilità di accedere a tutti gli aspetti relativi a ciò cui si lavora (files, contatti, messaggi di posta elettronica, documenti, e altro ancora), collocati però in un unico posto. Una funzione del genere non avrebbe però molto senso, se non fosse accessibile anche dalle altre applicazioni di Office. Tramite “Riquadro Progetti” (percorso: > Strumenti > Riquadro Progetti), sia da Word che da PowerPoint che da Excel vi si accede con un semplice click.



Al via

Una volta lanciato Entourage, occorre cliccare sull’icona Centro Progetti; quindi un altro click su “Nuovo Progetto” porterà all’apparizione della finestra che conduce l’utente nella creazione guidata del progetto. Qui il nostro piccolo o grande lavoro che sia, inizierà a definirsi; si digita il nome, si sceglie un logo e un colore per identificarlo, la data entro cui consegnarlo, nonché una breve descrizione dello stesso che racchiuda anche qualche salutare promemoria ad uso personale.


La seconda schemata conduce alla creazione delle cartelle “Controllo Progetto”: una chiamata Entourage, l’altra Finder. La prima si occupa di immagazzinare la corrispondenza. Ogni volta che copieremo o muoveremo dentro di essa una e-mail, questa sarà associata automaticamente al nostro progetto. Ma (ne parleremo presto), si possono anche stabilire delle regole perché Entourage consideri le email in arrivo come parte del nostro lavoro, e le sistemi in questa cartella senza doverle muoverle o copiarle a mano. Ciascun messaggio in arrivo poi, verrà evidenziato con il colore assegnato al nostro progetto all’inizio. La seconda cartella (percorso >Documents > Office Projects > tuonomeprogetto), conterrà i documenti oppure solo gli alias dei documenti che andremo ad aggiungere nel corso del nostro lavoro, e sarà premura di Entourage associarli automaticamente al nostro progetto. Ovviamente, è possibile cambiare collocazione a queste cartelle, e sceglierne una migliore. Se si hanno elementi di vecchi progetti, che però si desidera riutilizzare, con un click verranno importati. Ulteriori sotto-cartelle possono essere aggiunte per meglio organizzare i documenti del nostro progetto.


Proseguendo, la nuova schermata racchiude la funzione descritta da noi poco prima: se lo si desidera, si possono assegnare delle regole allo scopo di filtrare determinate e-mail. Se per esempio giunge un’email che ha come oggetto il nome del progetto, Entourage (se opportunamente ‘indottrinato’), la riconoscerà come parte dello stesso, e la invierà nel Centro Progetti. Qui potete anche scegliere di creare un alias della cartella che verrà piazzato sulla scrivania del computer.


La quarta schermata è riepilogativa; si limita a riportare alcune breve informazioni su quanto si è fatto, e con l’aiuto di piccole icone ci viene ricordato come aggiungere o eliminare files, e come condividere il proprio progetto sul Web. Ancora un click e avremo finito.

Nel dettaglio

Una volta terminata questa fase, ci troveremo alle prese con la finestra principale del nostro Centro Progetti, dominata da una serie di tab. Diamo però un’occhiata ai pulsanti situati ai piedi della finestra. A destra se ne trovano due: quello che aggiunge file, contatti, messaggi, note e quant’altro al nostro progetto, e accanto ad esso quello che viceversa li elimina. “Backup” non ha bisogno di spiegazioni; così come è inutile ricordare quanto sia importante la sana abitudine di fare una copia del nostro lavoro, per evitare spiacevoli disavventure. Ovviamente si possono scegliere gli elementi di cui si decide il backup.


Il pulsante “Proprietà” infine, permette di tornare sui propri passi, e modificare i parametri del nostro progetto.


Si è accennato alla possibilità di lavorare in team; il pulsante “Condividi” attiva questa funzione. Compare anche qui un assistente che guida l’utente nei passi necessari per rendere attiva questa funzione. Occorre scegliere gli elementi da condividere, decidere se e come aggiungere alla cartella condivisa altri elementi (cioè sé farlo manualmente o automaticamente). Entourage supporta WebDAV, un protocollo che permette di modificare, cancellare o aggiornare i propri documenti su un web server remoto indipendentemente dalla piattaforma utilizzata.


L’utente responsabile del progetto potrà invitare i propri colleghi (tramite un’email generata automaticamente), a partecipare alla condivisione. Ciascuno dei partecipanti, avrà lo stesso livello di accesso per modificare, eliminare o aggiungere documenti al lavoro che si va costruendo. Questa finestra inoltre permette un rapido accesso al calendario, ai files e alle e-mail del progetto e ad altri elementi come le cartelle di Controllo Progetto (di cui abbiamo già parlato). In alto a sinistra sono presenti le icone che consentono di muoversi rapidamente attraverso le altre applicazioni che fanno parte di Entourage. Con il tab “Pianificazione” si possono creare o aggiungere attività o eventi. E’ offerta la possibilità di modificare il modo di visualizzare la settimana: per giorno, mese, settimana o settimana lavorativa.


Il tab “Posta” racchiude (e quindi separa), la corrispondenza relativa al progetto da tutto il resto della posta in arrivo. “File” è il luogo dove è possibile associare un file già esistente al progetto. “Contatti” tiene a portata di click tutti i contatti in qualche modo collegati al progetto. Si possono anche raggruppare vari contatti in un solo, unico gruppo, identificarlo quindi con un nome, e inviare e-mail a quel specifico gruppo.




“Ritagli” lo si può usare per aggiungere al Centro Progetti quei file di testo, loghi o immagini, che abbiamo salvato nel Raccoglitore. Questa funzione permette proprio di avere a portata di mano tutta una serie di elementi che magari ricorrono spesso nella creazione dei nostri progetti. Infine, abbiamo il tab che dà accesso alle Note; altro non si tratta che del posto dove si possono conservare file di testo.

I punti di forza

Centro Progetti ha dalla sua molti pregi. Innanzitutto, già la sua impostazione è di per sé attenta ed efficiente. Anche se l’utente è poco avvezzo a questo genere di prodotti, non faticherà molto a comprenderne caratteristiche e funzionamento. La possibilità di effettuare backup, di scegliere cosa salvaguardare è un altro punto a favore di questa funzione. Efficiente e flessibile la funzione Cerca, che si dimostra anche veloce. Ancora: da ogni tab della finestra Centro Progetti si può attivare la condivisione. Contrassegnare un progetto con un colore (comprese ovviamente le e-mail), aiuta a districarsi quando si ha a che fare con differenti e numerosi progetti di lavoro. Altro punto di forza del Centro Progetti: la possibilità di creare regole che separino la corrispondenza di un certo progetto da tutto il resto della posta in arrivo quotidianamente. Creare e pianificare un evento (attenzione: non solo di lavoro, ma anche, perché no, una festa di compleanno), inviare e-mail ai propri collaboratori e, se siete propri degli smemorati, sfruttare l’opzione promemoria per rammentarvi eventuali scadenze, sono funzioni forse banali. Ma ben presto si apprezzeranno non poco, nel flusso giornaliero del vostro lavoro.

I punti deboli

Se avete degli eventi su iCal e desiderate importarli nel Calendario di Entourage, rassegnatevi a rivolgervi a soluzioni di terze parti, quali ad esempio Sync Entourage-iCal. Non è possibile utilizzare la tecnologia RendezVous di Apple. Ogni progetto è formato da diversi elementi: proporre l’utilizzo di link per collegarli e fissarne le relazioni, aiuterebbe la gestione e quindi il controllo del lavoro, oltre a offrire una visione più fluida di quanto si fa. Non c’è una funzione che indichi lo sviluppo del progetto. Per essere più chiari: avere la possibilità di conoscere lo stato di avanzamento del proprio lavoro, identificandone in un attimo, attraverso una finestra-report, l’inizio, la durata, la fine, quali parti del progetto sono affidate a Tizio, quali a Caio, quali a Sempronio, e come si sta procedendo, sarebbe stato utile. I costi poi; perché qualunque progetto che si realizzi, ha dei costi, ovviamente. Integrare la possibilità di prevedere e quindi gestire questo aspetto ci sembra una svista notevole. Se si hanno più progetti, dovrete aprirli uno alla volta, perché non è possibile aprirli simultaneamente. Non è possibile esportare il progetto nel formato PDF. Speriamo con questa rapida carrellata, di aver fornito all’utente un valido aiuto per conoscere meglio Office 2004 per Mac. Una sola avvertenza: le schermate di questo articolo sono della versione inglese, in quanto quella in italiano non ci era ancora pervenuta al momento della stesura dell’articolo.


Data di pubblicazione: 11-07-2004
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